Choć wielu przedsiębiorców nadal chętnie korzysta z gotówki, przepisy prawa ściśle regulują jej stosowanie w relacjach biznesowych. Rok 2026 nie przynosi zmian w tym zakresie, przedsiębiorcy nadal muszą stosować limit płatności gotówkowych, który obowiązuje od kilku lat. Przekroczenie tej kwoty oznacza, że transakcja musi być opłacona bezgotówkowo, a naruszenie zasad skutkuje poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Regulacja ta wynika z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, który mówi, iż :
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Jaki jest limit płatności gotówką w 2026 roku?
W roku 2026 limit płatności gotówkowych pozostaje bez zmian i wynosi 15 000 zł brutto. Przekroczenie tej kwoty oznacza, że zapłata musi być dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego, w przeciwnym razie wydatek może nie zostać uznany za koszt podatkowy.
Kogo obowiązuje limit?
Limit płatności gotówkowych w 2026 roku dotyczy szerokiego grona przedsiębiorców, w tym:
· jednoosobowych działalności gospodarczych,
· spółek prawa handlowego,
· fundacji i stowarzyszeń wykonujących działalność gospodarczą,
· wspólników spółek cywilnych,
· zagranicznych przedsiębiorców realizujących transakcje w Polsce.
Ograniczenie dotyczy wyłącznie transakcji B2B. W relacji przedsiębiorca – konsument (B2C) limit nie ma zastosowania, płatności gotówką są w transakcjach dowolne.
Co oznacza „jednorazowa wartość transakcji”?
To pełna wartość umowy wyrażona kwotą brutto, a nie poszczególnych płatności. Do jednej transakcji zalicza się m.in.:
· płatności w kilku ratach,
· płatności zaliczkowe,
· kilka faktur wynikających z jednego kontraktu.
Jeśli transakcja jest zawarta w walucie obcej, należy ją przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego płatność.
Jakie formy płatności są uznawane za bezgotówkowe?
Zgodnie z przepisami i stanowiskiem Ministerstwa Finansów, płatnością bezgotówkową jest każda forma powiązana z rachunkiem płatniczym, w tym:
· przelew bankowy,
· płatność kartą,
· BLIK,
· PayPal, PayU i inne platformy płatnicze.
Oznacza to, że przedsiębiorcy mają szeroki wybór legalnych sposobów rozliczeń bezgotówkowych.
Konsekwencje zapłaty gotówką powyżej limitu
Jeśli przedsiębiorca opłaci gotówką transakcję przekraczającą 15 000 zł, to:
- kwota zapłacona gotówką nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu,
- przedsiębiorca musi obniżyć koszty lub zwiększyć przychody w miesiącu dokonania płatności,
- w VAT co do zasady nie ma dodatkowych sankcji (poza przypadkami split payment).
To oznacza realne ryzyko utraty kosztów podatkowych, nawet przy formalnie prawidłowej transakcji.
Znajomość tego przepisu jest kluczowa dla bezpiecznego i prawidłowego rozliczania firmowych wydatków.
Usługi ciągłe – prawdziwa pułapka dla przedsiębiorców
Wielu podatników wciąż nie zdaje sobie sprawy, jak niebezpieczne mogą być umowy o charakterze ciągłym – szczególnie abonamenty marketingowe, usługi serwisowe IT czy inne cykliczne świadczenia. Fiskus jasno wskazuje:
- przy umowach na czas nieokreślony należy sumować wszystkie opłaty narastająco od początku współpracy,
- po przekroczeniu 15 000 zł – każda dalsza płatność musi być już bezgotówkowa,
- a jeśli umowa jest na czas określony i z góry wiadomo, jaka będzie jej wartość, to obowiązek bezgotówkowych płatności obowiązuje od samego początku.
To nie są domysły – takie podejście potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z 20.11.2020 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.718.2020.2.SJ). W praktyce łatwo tu o kosztowne błędy, które mogą pozbawić prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje umowy i płatności są zgodne z przepisami – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy przeanalizować umowy, zadbamy o prawidłowe rozliczenia i ochronimy Cię przed pułapkami prawa podatkowego.