Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że dokument sprzedaży przyjmuje jednolity, elektroniczny format i trafia bezpośrednio do systemu administracji skarbowej, co zwiększa transparentność rozliczeń i automatyzuje obieg dokumentów.
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapami. Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur objął pierwszą grupę podatników VAT (przede wszystkim większe podmioty), a w kolejnych miesiącach zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. W efekcie docelowo większość podatników VAT w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
Wprowadzenie tego obowiązku to nie tylko zmiana sposobu dokumentowania sprzedaży, ale także pojawienie się nowych wyzwań w codziennej praktyce. Choć do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy i odroczono stosowanie sankcji za brak faktur ustrukturyzowanych, już teraz warto przygotować się na pełną cyfryzację procesów księgowych.
Nic więc dziwnego, że wśród księgowych i przedsiębiorców pojawia się wiele pytań i wątpliwości, na które poniżej postaramy się odpowiedzieć.
1. Czy faktura otrzymana poza KSeF – mimo że powinna być wystawiona w tym systemie – daje prawo do odliczenia VAT?
Tak — faktura wystawiona poza KSeF daje prawo do odliczenia VAT.
Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora KIS, kluczowe jest to, aby faktura:
- dokumentowała rzeczywiste zdarzenie gospodarcze,
- była związana z działalnością opodatkowaną,
- oraz nie zachodziły przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT.
Samo naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF przez sprzedawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT — ewentualne sankcje dotyczą wystawcy, nie odbiorcy faktury.
2. Czy faktury korygujące odnoszące się wyłącznie do danych formalnych dokumentu — takich jak np. numer rachunku bankowego, oznaczenia GTU czy terminu płatności — podlegają wykazaniu w pliku JPK_VAT?
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie przewidziano możliwości wystawiania not korygujących. Oznacza to , że :
- nabywca nie może już poprawić faktury poprzez notę korygującą (jak było to możliwe poza KSeF),
- wszelkie błędy – zarówno formalne, jak i merytoryczne – powinny być korygowane wyłącznie przez sprzedawcę poprzez wystawienie faktury korygującej w KSeF.
Jeśli jednak wprowadzona zmiana na fakturze korygującej nie wpływa na informacje wykazane wcześniej w pliku JPK_V7 (np. dotyczy wyłącznie numeru rachunku bankowego, terminu płatności itp), nabywca nie ma obowiązku uwzględniania takiej korekty w swoich rozliczeniach podatkowych. Natomiast w sytuacji, gdy korekta odnosi się do danych ujętych wcześniej w JPK_V7 i koryguje błędne wartości, konieczne jest dokonanie odpowiedniej korekty tego pliku.
3. Jaką strukturę należy zastosować przy korygowaniu plików JPK za wcześniejsze okresy (do lutego 2025)– czy powinna to być struktura JPK_V7M(2)/JPK_V7K(2), czy już nowa JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3)?
Przy składaniu korekty pliku JPK_V7 należy korzystać z tej samej struktury, w której zostało pierwotnie złożone rozliczenie VAT, więc jesli skłądamy korektę stycznia 2026 stosujemy strukturę JPK_V7M(2)/JPK_V7K(2)
4. Czy w przypadku braku obowiązku wysyłania faktur do KSeF, podatnik powinien stosowacznacznik BFK dla faktur sprzedaży?
Tak, nawet nie mając obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wystawiając faktury papierowe lub elektroniczne należy oznaczyć je w JPK_V7 jako BFK.
5. Czy faktury wystawione poza KSeF i z datą wystawieniaprzed 01 luty 2026 można skorygowć notą korygującą?
Nie. Od 1 lutego 2026 r. noty korygujące przestały obowiązywać – nawet w odniesieniu do faktur wystawionych wcześniej, poza KSeF.Przepisy przejściowe dopuszczają jeszcze możliwość posługiwania się notami, które zostały fizycznie wystawione przed lutym 2026 r. W innych przypadkach każda pomyłka wykryta w fakturze w terminie późniejszym, musi zostać obowiązkowo poprawiona przez sprzedawcę za pomocą faktury korygującej.
6. Czy faktury wystawiane w KSeF między spółkami powiązanymi, powinny być oznaczane jako transakcje z podmiotem powiązanym (TP) i ujmowane w JPK_VAT z tym oznaczeniem?
Transakcje między tymi spółkami należy wykazać w ewidencji VAT i w pliku JPK_VAT ze znacznikiem TP. Natomiast na samej fakturze w KSeF oznaczenie TP nie jest obowiązkowe — jego stosowanie jest fakultatywne.
7. Czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będzie można wystawiać duplikaty faktur?
Nie. Po uruchomieniu obowiązkowego KSeF duplikaty faktur znikną z obrotu, ponieważ wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat i podatnik ma do nich stały dostęp. Oznacza to, że faktur nie da się już „zgubić” ani „zniszczyć”, więc nie ma potrzeby ich duplikowania.
Potrzebujesz wsparcia w sprawach związanych z KSeF?
Jeżeli masz wątpliwości:
- czy Twoje faktury muszą być wystawiane w KSeF,
- jak prawidłowo odliczyć VAT z faktur otrzymanych poza systemem,
- jak ująć korekty w JPK_V7,
- albo jak przygotować swoją księgowość na pełną cyfryzację dokumentów,
skontaktuj się z nami — pomożemy Ci bezpiecznie i sprawnie wdrożyć KSeF w Twojej firmie.