Zawieszenie działalności pozwala zrobić przerwę w prowadzeniu firmy bez jej likwidacji. Nie oznacza jednak, że z dnia na dzień znikają wszystkie wydatki i obowiązki. Nadal mogą pojawiać się faktury za wynajem lokalu, raty leasingowe czy ubezpieczenie sprzętu. Do zapłaty pozostają również składki ZUS za ostatni miesiąc prowadzenia działalności.
Czy takie wydatki można rozliczyć? Kiedy przestaje się płacić składki? Co z ubezpieczeniem zdrowotnym i rocznym PIT?
Najważniejsze jest rozróżnienie trzech kwestii: za jaki okres powstało zobowiązanie, kiedy zostało zapłacone i na jakich zasadach można je rozliczyć. Sama data zawieszenia firmy nie przekreśla możliwości uwzględnienia wydatku w podatkach.
Poniższe wyjaśnienia dotyczą przede wszystkim osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Na jak długo można zawiesić działalność?
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność na czas określony lub bezterminowo. Minimalny okres wynosi zasadniczo 30 dni. Wyjątek dotyczy zawieszenia obejmującego wyłącznie cały luty: wystarczy wówczas liczba dni przypadająca w tym miesiącu.
W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS zawieszenie może trwać od 30 dni do 24 miesięcy.
Zasady te określa art. 23 ust. 1 do 3 ustawy Prawo przedsiębiorców. Możliwość zawieszenia zależy również od spełnienia warunków dotyczących zatrudniania pracowników, określonych w art. 22 tej ustawy.
Co wolno robić podczas zawieszenia?
Zawieszenie oznacza przerwę w wykonywaniu działalności. Nie można w tym czasie normalnie obsługiwać kolejnych zamówień, sprzedawać towarów ani wykonywać nowych usług.
Można natomiast między innymi:
- Przyjmować zapłatę za należności powstałe przed zawieszeniem.
- Regulować wcześniejsze zobowiązania.
- Sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie.
- Podejmować działania niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
- Uczestniczyć w postępowaniach związanych z wcześniejszą działalnością i wykonywać obowiązki wynikające z przepisów.
Podstawą jest art. 25 ust. 1 i 2 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Przykład
Pani Anna zawiesiła działalność od 1 listopada. W listopadzie otrzymała zapłatę za usługę wykonaną we wrześniu. Może przyjąć tę płatność.
Nie może jednak wykonać w listopadzie kolejnej usługi tylko dlatego, że podpisała umowę z klientem jeszcze przed zawieszeniem. Wcześniejsza umowa nie daje ogólnego prawa do dalszego prowadzenia działalności.
Czy podczas zawieszenia trzeba płacić ZUS?
Za okres zawieszenia działalności ustaje obowiązek ubezpieczeń społecznych z tego tytułu. Następuje to od dnia rozpoczęcia zawieszenia do dnia poprzedzającego wznowienie działalności.
Nie oznacza to jednak, że od razu po zawieszeniu można przestać wykonywać jakiekolwiek przelewy do ZUS. Trzeba jeszcze rozliczyć okres, w którym firma była aktywna.
Podstawę stanowi art. 36a ust. 2 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Składki społeczne a zawieszenie w trakcie miesiąca
Jeżeli działalność jest zawieszona przez cały miesiąc, obowiązkowe składki społeczne z działalności za ten miesiąc nie występują.
Przy zawieszeniu w trakcie miesiąca można proporcjonalnie obniżyć najniższą podstawę wymiaru składek społecznych, zgodnie z art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przykład
Pan Marek zawiesił działalność od 15 listopada 2026 r. Ubezpieczeniom społecznym z działalności podlegał od 1 do 14 listopada, czyli przez 14 dni. Obliczenie proporcjonalnej najniższej podstawy wygląda następująco:
Miesięczna najniższa podstawa ÷ 30 dni listopada × 14 dni podlegania ubezpieczeniom.
Dopiero od tak ustalonej podstawy oblicza się odpowiednie składki. Nie należy po prostu dzielić całego przelewu do ZUS na liczbę dni, ponieważ składka zdrowotna jest rozliczana inaczej.
Składka zdrowotna nie jest dzielona na dni
Składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna. Jeżeli działalność była aktywna przez część miesiąca, co do zasady należna jest składka za cały ten miesiąc, ustalona według właściwych zasad i formy opodatkowania.
Wynika to z art. 79 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Przykład
Pani Ewa zawiesiła działalność od 2 listopada. Za listopad może powstać obowiązek zapłaty składek społecznych za jeden dzień. Składka zdrowotna nie zostanie jednak ograniczona do 1/30 miesięcznej kwoty.
Gdyby zawieszenie rozpoczęło się 1 listopada i obejmowało cały miesiąc, z samej tej działalności nie powstałby obowiązek miesięcznej składki zdrowotnej za listopad.
Data zawieszenia i data wznowienia mają realne znaczenie finansowe. Trzeba jednak dopasować je do rzeczywistego zakończenia i ponownego rozpoczęcia aktywności firmy.
Firma zawieszona, a ZUS nadal do zapłaty. Dlaczego?
Składki opłaca się za miesiąc poprzedni. Dla typowego przedsiębiorcy prowadzącego JDG termin przypada do 20. dnia następnego miesiąca, z uwzględnieniem przesunięcia terminu, jeśli wypada on w dzień wolny.
Podstawę stanowi art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przykład
Pan Adam zawiesił działalność od 1 listopada 2026 r. W listopadzie nadal musi zapłacić składki należne za październik. Termin ich zapłaty przypada 20 listopada 2026 r.
Przelew jest wykonywany podczas zawieszenia, ale dotyczy wcześniejszego okresu prowadzenia firmy.
Zawieszenie nie umarza zaległości ani nie przesuwa terminów zapłaty wcześniejszych składek.
Czy składki zapłacone podczas zawieszenia można rozliczyć podatkowo?
Tak, jeżeli spełniają warunki właściwe dla danej składki i formy opodatkowania. Sam fakt zapłaty podczas zawieszenia nie wyłącza możliwości rozliczenia składek należnych za wcześniejszy okres.
Trzeba jednak osobno potraktować składki społeczne i zdrowotną.
Składki społeczne
Przy skali podatkowej i podatku liniowym własne zapłacone składki społeczne mogą zasadniczo stanowić koszt uzyskania przychodów albo zostać odliczone od dochodu. Tej samej składki nie można rozliczyć dwukrotnie.
Na ryczałcie składki społeczne mogą pomniejszać przychód na zasadach przewidzianych dla tej formy opodatkowania. Nie księguje się ich jako kosztów podatkowych.
Podstawą są między innymi art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 30c ust. 2 i art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 11 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Składka zdrowotna
Sposób jej rozliczenia zależy od formy opodatkowania:
- Skala podatkowa: składka nie stanowi kosztu podatkowego i nie podlega odliczeniu od dochodu ani podatku.
- Podatek liniowy: składka może być kosztem albo odliczeniem od dochodu, w ramach wspólnego rocznego limitu.
- Ryczałt: można odliczyć od przychodu 50% zapłaconych składek, przy spełnieniu ustawowych warunków.
W 2026 r. limit dla podatku liniowego wynosi 14 100 zł. Obejmuje łącznie składki zdrowotne zaliczone do kosztów i odliczone od dochodu. To limit na cały rok, a nie dodatkowa kwota przysługująca po zawieszeniu firmy.
Podstawą są art. 23 ust. 1 pkt 58 i art. 30c ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 11 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Przykład
Pani Monika rozlicza działalność podatkiem liniowym. Zawiesiła ją od 1 listopada, a 20 listopada zapłaciła należne za październik 1 600 zł składek społecznych i 500 zł składki zdrowotnej. Kwoty są przykładowe.
Jeżeli składki społeczne rozlicza przez koszty, może uwzględnić w nich zapłacone 1 600 zł. Składkę zdrowotną również może zaliczyć do kosztów, jeżeli ma jeszcze co najmniej 500 zł niewykorzystanego limitu rocznego.
1 600 zł + 500 zł = 2 100 zł kosztów.
Nie oznacza to zwrotu 2 100 zł z urzędu skarbowego. Jest to kwota wpływająca na dochód lub stratę podatkową. Ostateczny skutek zależy od całego rozliczenia rocznego.
Co z prawem do leczenia podczas zawieszenia?
Oszczędność na składkach trzeba rozpatrywać razem z ochroną ubezpieczeniową.
Prawo do świadczeń zdrowotnych co do zasady wygasa po 30 dniach od ustania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli nie przysługuje z innej podstawy.
Podstawą jest art. 67 ust. 4 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Przed dłuższą przerwą warto ustalić możliwość ubezpieczenia na przykład z umowy o pracę, jako członek rodziny albo na podstawie dobrowolnego ubezpieczenia w NFZ.
Przykład
Pani Katarzyna prowadziła wyłącznie JDG. Po jej zawieszeniu nie ma etatu ani innego tytułu ubezpieczenia. Jej mąż jest pracownikiem.
Jeżeli spełnia warunki zgłoszenia jako członek rodziny, mąż może zgłosić ją do ubezpieczenia zdrowotnego przez swojego pracodawcę. Nie następuje to automatycznie.
Należy pamiętać także o członkach rodziny, którzy wcześniej korzystali z ubezpieczenia przedsiębiorcy.
Czy zawieszenie przedłuża ulgę na start lub preferencyjny ZUS?
Nie. Okres zawieszenia nie zatrzymuje biegu ulgi na start ani okresu preferencyjnych składek społecznych.
Można więc nie prowadzić firmy przez kilka miesięcy, a jednocześnie wykorzystać część czasu, przez który przysługiwałaby ulga.
Zasady te wynikają z art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców oraz art. 18a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Jakie pozostałe wydatki można rozliczać?
Zawieszenie nie wyklucza kosztów służących zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Wymaga to jednak wykazania związku wydatku z firmą i uwzględnienia ustawowych wyłączeń. Podstawą jest art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przy poszczególnych wydatkach warto sprawdzić:
- Czynsz za lokal: czy zachowanie lokalu na czas przerwy jest gospodarczo uzasadnione.
- Raty leasingowe: warunki umowy, przeznaczenie przedmiotu i limity podatkowe.
- Domenę i hosting: czy wydatek służy utrzymaniu strony i firmowego adresu.
- Opłaty bankowe: związek rachunku z rozliczaniem wcześniejszej działalności.
- Ubezpieczenie majątku: czy polisa chroni firmowe składniki majątku.
- Konieczną naprawę: czy zapobiega uszkodzeniu lub utracie majątku.
- Obsługę księgową: zakres czynności związanych z ewidencją i obowiązkami firmy.
Przykład
Pan Michał zawiesił warsztat na zimę. Nadal wynajmuje lokal, w którym przechowuje maszyny. Rozwiązanie umowy wymagałoby kosztownego transportu i znalezienia bezpiecznego magazynu.
Czynsz może mieć uzasadnienie jako wydatek służący zachowaniu działalności. Trzeba jednak udokumentować tę sytuację. Sam fakt, że umowę podpisano przed zawieszeniem, nie przesądza jeszcze o podatkowym rozliczeniu każdej opłaty.
Czy faktury należy księgować dopiero po wznowieniu?
Nie należy odkładać dokumentów do czasu wznowienia działalności.
Jeżeli w okresie zawieszenia występują zdarzenia gospodarcze, trzeba je ujmować zgodnie z zasadami prowadzonej ewidencji. Przy zwykłej metodzie rozliczania kosztów w KPiR data zapłaty faktury nie musi być datą powstania kosztu. Dla własnych składek ZUS znaczenie ma natomiast ich faktyczne opłacenie.
Rozliczanie dokumentów i obowiązek wpłacania zaliczek to dwie odrębne sprawy. Art. 44 ust. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia z zaliczek w zakresie działalności za okres objęty zawieszeniem, ale nie znosi obowiązku prawidłowej ewidencji.
Zasady ujmowania kosztów określają między innymi art. 22 ust. 4 i ust. 6b tej ustawy.
Przykład
Firma jest zawieszona od listopada 2026 r. do marca 2027 r. Składki za październik zapłacono w listopadzie 2026 r.
Ich rozliczenia nie przenosi się dowolnie na 2027 r. tylko dlatego, że wtedy nastąpi wznowienie działalności. Należy uwzględnić zasady właściwe dla roku zapłaty i wybranego sposobu rozliczenia.
Co z amortyzacją?
Składniki majątku nieużywane wskutek zawieszenia działalności nie podlegają amortyzacji podatkowej od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia. Wynika to z art. 22c pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przykład
Przedsiębiorca zawiesił działalność 15 listopada. Maszyna przestała być używana w związku z zawieszeniem. Podatkowy odpis za listopad może jeszcze zostać rozliczony, ale od grudnia amortyzację należy wstrzymać.
Jakie obowiązki pozostają po zakończeniu roku?
Zawieszenie nie oznacza zamknięcia rozliczeń.
Przedsiębiorca opodatkowany skalą, podatkiem liniowym lub ryczałtem nadal składa właściwe roczne zeznanie podatkowe. Powinien też sprawdzić obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.
Jeżeli w danym roku działalność była prowadzona i powstał obowiązek takiego rozliczenia, samo jej późniejsze zawieszenie go nie usuwa. Może wystąpić dopłata albo nadpłata składki.
Podstawy prawne to art. 45 ust. 1 i ust. 1a pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz art. 81 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Co ustalić z księgową przed zawieszeniem?
Przed złożeniem wniosku warto omówić:
- Datę zawieszenia i przewidywanego wznowienia, ponieważ wpływają na składki.
- Ostatnie składki ZUS do zapłaty oraz sposób ich podatkowego rozliczenia.
- Prawo do świadczeń zdrowotnych przedsiębiorcy i zgłoszonych członków rodziny.
- Bieg ulg składkowych, jeśli przedsiębiorca z nich korzysta.
- Umowy i stałe opłaty, które pozostaną aktywne.
- Amortyzację i leasingi.
- Sposób przekazywania dokumentów podczas zawieszenia.
- Obowiązki roczne, w tym PIT i rozliczenie składki zdrowotnej.
Dobrze zaplanowane zawieszenie pozwala ograniczyć wydatki i zachować porządek w rozliczeniach. W MonTe pomagamy ustalić, jakie obowiązki pozostają podczas przerwy, które dokumenty nadal przekazywać i jak przygotować się do wznowienia działalności.
Stan prawny: 3 listopada 2026 r. Artykuł opisuje przede wszystkim typową JDG. Inne tytuły ubezpieczeń, szczególne zwolnienia i metody rozliczeń mogą wpływać na przedstawione zasady.