Regulamin świadczenia usług księgowych

MonTe Biuro Rachunkowe s.c. — Data wejścia w życie: 1 marca 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych przez MonTe Biuro Rachunkowe s.c., zwaną dalej „Usługodawcą”.
2. Usługodawca działa na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz posiada certyfikat Ministerstwa Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, nr 36393/2020.
3. Usługodawca świadczy usługi wyłącznie na podstawie pisemnej umowy zawartej z Klientem.
4. Regulamin stanowi integralną część umowy o świadczenie usług, chyba że umowa stanowi inaczej.

§ 2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

1. Usługodawca – MonTe Biuro Rachunkowe s.c., ul. Myśliwska 8, 30-718 Kraków.
2. Klient – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Usługodawcą umowę o świadczenie usług.
3. Umowa – pisemna umowa o świadczenie usług księgowych zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem.
4. Dokumenty źródłowe – faktury, rachunki, wyciągi bankowe, listy płac i inne dokumenty finansowo-księgowe przekazywane przez Klienta Usługodawcy.
5. Panel klienta – system informatyczny (wFirma lub analogiczny) umożliwiający elektroniczne przekazywanie dokumentów, dostęp do rozliczeń i komunikację między stronami.

§ 3. Zakres świadczonych usług

1. Usługodawca świadczy usługi w zakresie określonym w Umowie, w szczególności:
   • prowadzenia ksiąg rachunkowych lub KPiR,
   • ewidencji ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
   • rozliczeń podatku dochodowego (PIT, CIT),
   • rozliczeń VAT oraz sporządzania plików JPK,
   • obsługi kadrowo-płacowej i rozliczeń ZUS,
   • sporządzania sprawozdań finansowych,
   • reprezentacji Klienta przed organami podatkowymi i ZUS,
   • bieżącego doradztwa księgowego i podatkowego.
2. Szczegółowy zakres usług oraz wynagrodzenie określa Umowa lub jej załącznik.
3. Usługi poza uzgodnionym zakresem realizowane są na podstawie odrębnego zlecenia i podlegają osobnej wycenie.

§ 4. Zawarcie umowy

1. Umowa zawierana jest w formie pisemnej lub elektronicznej (podpis kwalifikowany, profil zaufany).
2. Warunkiem zawarcia Umowy jest dostarczenie przez Klienta kompletnych danych niezbędnych do jej realizacji, w tym dokumentów rejestrowych działalności.
3. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony lub określony, zgodnie z jej treścią.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia Umowy bez podania przyczyny.

§ 5. Obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do:
   • prowadzenia ksiąg i rozliczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
   • dochowania należytej staranności przy realizacji zleconych usług,
   • informowania Klienta o istotnych zmianach w przepisach podatkowych i rachunkowych mających wpływ na jego działalność,
   • zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych od Klienta,
   • wyznaczenia opiekuna odpowiedzialnego za obsługę Klienta,
   • terminowego składania deklaracji i sprawozdań, pod warunkiem terminowego dostarczenia przez Klienta kompletnych dokumentów źródłowych.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z opóźnień lub nieprawidłowości spowodowanych działaniami lub zaniechaniami Klienta.

§ 6. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się do:
   • terminowego przekazywania kompletnych dokumentów źródłowych, nie później niż do 5. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty dotyczą,
   • niezwłocznego informowania Usługodawcy o zdarzeniach mogących mieć wpływ na rozliczenia (m.in. zmiana formy opodatkowania, zatrudnienie pracowników),
   • terminowego regulowania wynagrodzenia należnego Usługodawcy,
   • przechowywania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   • współpracy przy migracjach danych z poprzednich biur rachunkowych.
2. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za rzetelność i kompletność przekazywanych dokumentów i informacji.

§ 7. Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Wynagrodzenie określone jest w Umowie w kwocie netto, powiększanej o VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
2. Wynagrodzenie płatne jest z góry, do ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc świadczenia usług, lub w innym terminie wskazanym w Umowie.
3. Faktura wystawiana jest na początku każdego okresu rozliczeniowego i dostarczana drogą elektroniczną.
4. W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca uprawniony jest do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany wynagrodzenia z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia w tej części.

§ 8. Przekazywanie dokumentów

1. Dokumenty przekazywane są wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem Panelu klienta, chyba że strony postanowią inaczej.
2. Klient odpowiada za czytelność, kompletność i jakość skanów lub zdjęć przekazywanych dokumentów.
3. Usługodawca potwierdza odbiór dokumentów w Panelu klienta.
4. Oryginały dokumentów przechowywane są przez Klienta lub przekazywane Usługodawcy na podstawie odrębnych ustaleń.

§ 9. Ochrona danych osobowych i poufność

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Klienta i jego pracowników wyłącznie w celu realizacji Umowy.
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności.
3. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych uzyskanych w związku z realizacją Umowy, zarówno w trakcie jej obowiązywania, jak i po jej rozwiązaniu, bezterminowo.
4. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji, których ujawnienie wymagane jest przez przepisy prawa lub na żądanie uprawnionych organów.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za szkody wyrządzone Klientowi z winy Usługodawcy, bezpośrednio wynikające z realizacji usług, do wysokości dwunastokrotności miesięcznego wynagrodzenia netto określonego w Umowie, chyba że szkoda wynikła z rażącego niedbalstwa lub umyślnego działania.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • skutki przekazania niekompletnych, nierzetelnych lub spóźnionych dokumentów przez Klienta,
   • decyzje podejmowane przez Klienta bez uprzedniej konsultacji z Usługodawcą,
   • zmiany przepisów wchodzące w życie po wykonaniu usługi,
   • siłę wyższą, w tym awarie systemów niezależne od Usługodawcy.
3. Usługodawca posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

§ 11. Rozwiązanie umowy

1. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
2. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • zalegania przez Klienta z płatnościami przez okres dłuższy niż 30 dni,
   • przekazywania dokumentów lub informacji niezgodnych z prawdą,
   • naruszenia innych istotnych postanowień Umowy.
3. Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca przekaże Klientowi dokumentację i archiwum danych w terminie do 30 dni, po uregulowaniu wszelkich zobowiązań finansowych.

§ 12. Reklamacje

1. Klient może zgłaszać reklamacje w formie pisemnej lub elektronicznej na adres: kontakt@montebiuro.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać: opis przedmiotu reklamacji, okoliczności jej powstania oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy polskiego Kodeksu cywilnego, ustawy o rachunkowości oraz innych właściwych aktów prawnych.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Klient zostanie poinformowany z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą elektroniczną.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2026 r.

MonTe Biuro Rachunkowe s.c.
ul. Myśliwska 8, 30-718 Kraków
kontakt@montebiuro.pl